Tietosuojaseloste

Päivitetty: 11.05.2025

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Kiinteistö Oy Kaarinan Vuokratalot käsittelee henkilötietojasi asuntohakemusten ja muiden verkkosivujemme lomakkeiden yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Kiinteistö Oy Kaarinan Vuokratalot
Y-tunnus: 0955460-8
Osoite: Voudinkatu 3, 20780 Kaarina
Puhelin: (02) 276 46 54
Sähköposti: [email protected]
Verkkosivusto: www.kaarinanvuokratalot.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Sama kuin rekisterinpitäjä, ellei toisin ilmoiteta.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

  • Vuokra-asuntohakemusten käsittely ja arviointi
  • Vuokrasopimusten valmistelu ja hallinta
  • Asukassuhteen hoito
  • Hakijan maksukyvyn arviointi (luottotietojen tarkistus suostumuksella)
  • Viranomaisvelvoitteiden täyttäminen
  • Mahdollisten riitatilanteiden selvittäminen

Käsittelyn oikeusperusteet:

  • GDPR, artikla 6(1)(b): Sopimuksen täytäntöönpano tai siihen valmistautuminen
  • Artikla 6(1)(c): Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • Artikla 6(1)(f): Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • Artikla 6(1)(a): Rekisteröidyn suostumus (esim. luottotietojen tarkistus)

4. Rekisteröidyt ryhmät

  • Asuntohakemuksen jättäneet henkilöt
  • Hakemuksessa mainitut kanssahakijat ja muut samassa taloudessa asuvat henkilöt

5. Käsiteltävät henkilötiedot

  • Nimi, henkilötunnus
  • Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
  • Perhesuhteet, kanssahakijan tiedot
  • Tulo- ja taloudelliset tiedot
  • Hakemuksen perustelut ja toiveet
  • Luottotiedot (vain suostumuksen perusteella)
  • Asiointihistoria ja muu vapaaehtoinen lisätieto

6. Tietolähteet

  • Rekisteröity itse (lomakkeet, sähköpostit, puhelut)
  • Kanssahakija tai muu ilmoitettu henkilö
  • Luottotietoyhtiöt (esim. Intrum), mikäli rekisteröity on antanut suostumuksensa

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi:

  • Hakemukset: enintään 12 kuukautta
  • Luottotietohakuja ei tallenneta erikseen
  • Vuokrasopimukseen liittyvät tiedot säilytetään kirjanpito- ja velvoiteaikojen mukaisesti (esim. 6–10 vuotta)

8. Tietojen vastaanottajat ja luovutukset

  • Luottotietoyhtiöt (esim. Intrum Oy), mikäli suostumus annettu
  • Viranomaiset lakisääteisissä tilanteissa
  • Mahdolliset vuokranantajat tai yhteistyökumppanit (esim. kunnalliset asuntotoimistot)

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen suojaaminen

  • Tiedot tallennetaan suojattuihin järjestelmiin, joiden käyttö on rajattu vain niille työntekijöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät
  • Sähköiset tiedot suojataan salasanoin, palomuurein ja käyttäjätunnuksin
  • Paperiset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tarkastaa omat tietonsa
  • Oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista
  • Oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
  • Oikeus peruuttaa suostumus (esim. luottotietojen tarkistus)
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainittuun yhteystahoon.

11. Valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi
PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: 029 566 6700
Sähköposti: [email protected]